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Zen To Done: Une Méthode Simple et Minimaliste Ultra Efficace

Dans le précédent article, vous avez pu lire mon compte rendu des différentes méthodes d'efficacité personnelle que j'ai passées en revue. Comme promis voici la traduction du livre en anglais de Léo Babauta "Zen To Done"
Pour commencer, le chapitre 2: "qu'est ce que Zen To Done" présentant rapidement les 10 principes de ZTD, à savoir:  
  1. Collecter
  2. Traiter
  3. Planifier
  4. Agir
  5. Un système simple et qui a fait ses preuves
  6. S'organiser
  7. La revue hebdomadaire
  8. Simplifier
  9. Mettre en place des routines
  10. Trouver votre passion

 Vue d'ensemble - Qu'est ce que ZTD  

Les choses qui comptent le plus ne devraient jamais être mises à mal par les choses qui comptent le moins.
Goethe
Voyons ce que le système ZTD est vraiment: c'est une combinaison de 10 habitudes qui vous aideront à vous organiser, à simplifier votre vie, à prendre le contrôle sur les choses et finalement à les faire. Si vous adoptez ZTD, vous n'avez aucune obligation de suivre l'ensemble des 10 habitudes... Vous pouvez sélectionner celles qui fonctionneront vraiment avec votre style personnel et vous appliquer à les maîtriser. Chacune des ces habitudes devrait être apprise et mise en pratique une à la fois, ou 2 ou 3 à la fois au grand maximum. Concentrez-vous sur votre nouvelle habitude pendant 30 jours, et ensuite passez à la suivante. Ça peut être difficile, je sais, mais à long terme vous les intégrerez plus facilement si vous vous concentrez sur 1 ou 2 habitudes à la fois. Et en une année, vous les aurez toutes maîtrisées. Et je ne pense pas que devenir super organisé et efficace en un an soit une si mauvaise chose que ça ;) . L'ordre de la liste ci-dessous n'est qu'une suggestion. Vous pouvez les mettre en pratique dans l'ordre qui marche le mieux pour vous. Les habitudes 1 à 8 sont les plus importantes, mais je vous suggère d'étudier aussi les habitudes 8 et 9 sérieusement.

1) Collecter  

Habitude: Notez tout. 
 Ayez sur vous un petit carnet (ou n'importe quel autre support qui marche bien pour vous) et écrivez dessus toutes vos tâches, idées, projets, ou toute information qui vous vient à l’esprit. Sortez-les de votre tête et couchez-les sur le papier, comme ça vous ne les oublierez pas. ZTD vous demande d'avoir un outil de prise de notes très simple, portable et vraiment facile à utiliser. Un petit carnet ou une petite pile de fiches cartonnées sont préférables (mais pas imposés), simplement parce qu'ils sont plus faciles à transporter et à utiliser qu'un smartphone ou un ordinateur portable. Plus l'outil est simple, mieux c’est ! Lorsque vous êtes de retour chez vous ou au bureau, transférez vos notes dans votre liste de tâches à faire.

2) Traiter  

Habitude: Prenez une décision rapide pour tout ce qui se trouve dans votre boite de réception, ne les remettez pas à plus tard. 
 Laisser la pile de choses grossir, c'est remettre à plus tard la prise de décision. Traitez vos boites de réceptions (email, corbeille, notes vocales, carnet) au moins une fois par jour, et plus fréquemment si nécessaire. Pendant la phase de traitement, commencez par le bas de la pile, et prenez une décision pour chaque élément:
  • Passez à l'action (si l'action prend moins de 2 minutes).
  • Jetez-le.
  • Déléguez.
  • Classez-le.
  • Ou transférez-le dans votre liste de tâches ou sur votre calendrier.

3) Planifier  

Habitude: Sélectionnez vos MITs pour la semaine et pour la journée. 
 Chaque semaine listez les grosses pierres (vos tâches les plus importantes) que vous voulez accomplir dans la semaine, et planifiez-les en premier. Chaque jour, établissez une liste de 1 à 3 TPI (Tâches les Plus Importantes) et assurez-vous que vous les accomplirez. Faites vos TPI tôt dans la journée pour vous en débarrasser et être sûr qu'elles ont été traitées.

4) Agir.  

Habitude : Accomplissez une tâche à la fois sans vous laisser distraire. 
 C'est l'une des habitudes les plus importantes dans le système ZTD. Vous devez sélectionner une tâche (de préférence une de vos TPI) et vous concentrer uniquement sur elle sans vous occuper des autres. Tout d'abord, éliminez toutes sources de distractions. Déconnectez votre boîte email, votre portable, internet si c'est possible (sinon fermez simplement tout ce qui n'est pas nécessaire), rangez votre bureau (si vous suivez l'habitude 2, cela devrait être assez facile). Puis programmez un minuteur si vous voulez ou sinon contentez-vous de vous concentrer sur votre tâche le plus longtemps possible. Ne vous laissez distraire en aucune manière. Si vous êtes interrompu, notez toute demande, information ou tâche qui vous est demandée sur un carnet puis reprenez votre tâche. N'essayez pas de faire plusieurs choses à la fois.

5) Un système simple et qui a fait ses preuves  

Habitude : faites des listes simples, vérifiez-les chaque jour. 
 Vous pouvez utiliser des listes contextuelles telles que @travail, @téléphone, @maison, @courses, @en attente, etc..., si cela fonctionne pour vous. ZTD suggère que vos listes soient aussi simples que possible. Ne créez pas un système compliqué et n'essayez pas sans arrêt de nouveaux outils. C'est une perte de temps, même si c'est amusant. Soit vous utilisez un simple carnet ou un répertoire pour vos listes, soit vous utilisez le programme de listes le plus simple possible. Vous n'avez pas besoin d'un planificateur, d'un smartphone, d’Outlook ou de systèmes compliqués d'étiquettes. Seulement une liste pour chaque situation et une liste de projets que vous passez en revue soit quotidiennement soit chaque semaine. Lier les actions à la fois aux projets et aux contextes est une idée séduisante mais elle peut s'avérer trop compliquée. Restez simple et concentrez-vous sur ce que vous avez à faire dans l'instant et non sur l'utilisation amusante de votre système ou de vos outils.  

6) S’organiser  

Habitude : une place pour chaque chose. 
 Toute chose qui arrive atterrit dans votre boite de réception. A partir de là, elle va soit : Dans votre liste contextuelle Dans un fichier dans votre système de classement. Dans votre boite d’envoi si vous allez la déléguer. Dans la poubelle ! Mettez les choses où elles doivent être, tout de suite, au lieu de les empiler pour un traitement ultérieur. Cette habitude vous permettra de garder votre bureau rangé et vous pourrez vous concentrer sur votre travail. Ne procrastinez pas ! Mettez chaque chose à sa place.

7) La revue hebdomadaire.  

Habitude : Passez votre système et vos objectifs en revue chaque semaine. 
 La revue hebdomadaire selon la méthode ZTD vous demande de faire un rapide bilan de votre système et attire aussi votre attention sur le fait qu’il vous faut passer vos objectifs en revue chaque semaine. Pendant cette revue hebdomadaire, vous devriez
  • Parcourir chacun de vos objectifs annuels.
  • Observer les progrès que vous avez faits pour chacun d’eux la semaine passée.
  • Définir quelles actions vous allez entreprendre la semaine prochaine pour les faire avancer.
Une fois par mois, prenez un peu plus de temps pour faire une revue mensuelle de vos objectifs. De même chaque année, vous devriez entreprendre un bilan de vos buts annuels et de vos objectifs de vie.  

8) Simplifier.  

Habitude : Réduisez vos objectifs et vos tâches à l’essentiel. 
 Si vous tentez de vous attaquer à toutes les choses à faire qui arrivent, vous pourriez être rapidement surbooké. Cela vous ferait perdre la concentration nécessaire sur vos tâches les plus importantes (TPI). Donc, au lieu de ça, ZTD vous demande de relire vos listes de projets et de tâches, et de voir si vous pouvez les simplifier. Supprimez tout ce qui n’est pas essentiel pour pouvoir vous concentrer seulement sur ce qui est vraiment important. Simplifiez vos engagements et vos flux d’informations . Assurez-vous que vos objectifs et vos tâches en cours soient bien en adéquation avec vos buts annuels et vos objectifs de vie. Faites cela chaque jour (rapidement), lors de votre revue hebdomadaire et lors de votre revue mensuelle.

9) Routine  

Habitude : Mettez en place et conservez des routines. 
 Si les autres systèmes de productivité vous semblent trop déstructurés, prenez l’habitude de créer des routines pour voir si c’est plus efficace pour vous. Une routine matinale par exemple pourrait inclure :
  • La consultation de votre calendrier
  • Jeter un coup d’œil sur vos listes contextuelles
  • Définir vos TIP pour la journée à venir.
  • Pratiquer un peu de sport
  • Consulter et traiter votre boite email.
  • Et enfin commencer votre premier TIP de la journée…
Autre exemple avec une routine du soir :   
  • Consulter et traiter votre boite email (de nouveau).
  • Passer en revue la journée écoulée.
  • Ecrire dans votre journal.
  • Préparer la journée du lendemain..
Vous pourriez aussi inclure chaque jour de la semaine une routine particulière :  
  • Un jour pour faire les courses.
  • Un jour pour s’occuper du linge.
  • Un jour pour faire vos comptes.
  • Un autre consacré à votre revue hebdomadaire.
  • Un jour consacré à votre famille.
  • Etc…
C’est à vous de voir. Créez vos propres routines et faites en sorte qu’elles soient efficaces pour vous.  

10 Déterminer votre passion.  

Habitude : Rechercher un travail qui vous passionne. 
 Cela pourrait être votre dernière habitude, mais en même temps elle pourrait être la plus importante. La méthode Getting Thing Done (GTD) est géniale pour gérer toutes vos tâches et ne plus procrastiner. Mais si vous êtes passionné par votre activité professionnelle, vous ne procrastinerez pas… Vous adorerez votre travail, et vous voudrez en faire d’avantage. L’habitude à renforcer ici est de toujours chercher des activités qui vous passionnent, et de voir si vous pouvez trouver un moyen d’en vivre. Faites de votre activité professionnelle une véritable passion, et pas quelque chose que vous redoutez de faire, et votre liste de tâches ressemblera presque à une liste de récompenses.
Avatar de Cyril Publié le jeudi 4 avril 2013 à 19h59 par Cyril
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