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ZTD Seconde Habitude: Traiter!

Il y a plus dans la vie que d’augmenter sa vitesse.
Gandhi
Une fois que vous avez bien intégré l’habitude de tout collecter dans quelques boites de réception comme un petit carnet que vous avez avec vous tout le temps et partout, une question demeure :  
Vous les traitez, en prenant rapidement une décision pour chaque chose et ce jusqu’à ce que vos boites de réception soient vides et que tout ce que vous avez capturé dans votre carnet soit traité. 
 Traiter jusqu’à ce qu’il ne reste rien. 
 Laisser les choses s’empiler est de la procrastination sur la prise de décision. Si vous traitez vos boites de réception, en prenant des décisions rapides pour tout envoyer à sa place, les choses ne s’empilent pas ! Traitez vos boites de réception au moins une fois par jour, et plus souvent si nécessaire. Tout d’abord, gardez le minimum de boites de réception. Chaque lieu où vous devez aller pour contrôler vos messages ou pour lire de nouvelles informations est une boite de réception. Et plus vous en avez, et plus c’est compliqué de tout gérer. Divisez le nombre de vos boites de réception jusqu’à en obtenir le plus petit nombre pour continuer à fonctionner selon vos besoins. Listez tous les moyens par lesquels vous recevez de l’information. Évaluez chacun de ces moyens pour déterminer la valeur ajoutée qu’il vous apporte. Et enfin trouvez comment combiner ou éliminer ces boites de réception. Si quelque chose ne vous donne pas de valeur, éliminez-le de votre vie. Voyez si vous pouvez vous en passer pendant une semaine sans que cela vous manque. Pour le reste cherchez comment vous pouvez faire converger plusieurs flux d’informations vers une seule boite de réception. Par exemple, combien y a-t-il d’endroits dans votre logement où vous placez les nouveaux papiers à traiter ? Avez-vous une boite de réception pour votre courrier, les documents professionnels, les documents scolaires, vos notes téléphoniques, vos impressions informatiques, etc… Avez-vous quatre adresses email ? Voyez si pouvez les rediriger pour n’en conserver qu’une seule… Moins vous avez de boites de réception, mieux c’est ! Conservez entre 4 et 7 boites de réception si possible.
Prochaine étape, maîtrisez vos boites de réception. Ne permettez jamais qu’elles soient saturées. Sinon cela créerait un énorme empilage de choses et d’informations à traiter qui est définitivement une source de stress. Au lieu de cela, devenez plutôt un maître de vos boites de réception. Contrôlez et traitez vos boites de réception une fois par jour. Pour certaines d’entre elles, vous aurez besoin de le faire plus souvent. Par exemple, je contrôle mes emails une fois par heure. Mais ne les contrôlez pas constamment et de façon obsessionnelle. C’est juste une perte de temps qui empiète sur votre productivité et votre vie réelle. Mais ne contrôlez pas moins d’une fois par jour, sinon des piles vont se former. Les piles de choses à faire sont vos ennemies. Voici comment procéder :
  1. TRAITEZ votre boite de réception du haut vers le bas. Pour chaque chose prenez une décision rapide et immédiate. Commencez avec le papier (ou l’email) sur le dessus de la pile et décidez tout de suite de ce que vous en faites. Ne reportez pas cette décision à plus tard.
  2. SUPPRIMEZ. Si vous n’en avez pas besoin… jetez-le. Cela doit être votre première option. 
  3. DELEGUEZ. Êtes-vous vraiment la personne qui doit faire cela ? Si la réponse est non, transférerez à quelqu’un d’autre.
  4. FAITES LE IMMÉDIATEMENT. Si la tâche en question prend moins de 2 minutes, faites la immédiatement plutôt que de la rajouter à votre liste de tâches à faire.
  5. REPORTEZ. Si cette tâche prend plus de 2 minutes, ajoutez-la immédiatement à votre liste de tâches.
  6. CLASSER. Si l’objet n’est qu’une information de référence, classez-le immédiatement. N’utilisez pas de dossier « divers » ou « à trier ». Cela reporte juste votre prise de décision. Rappel : ne laissez pas les choses s’entasser, triez et classez tout de suite.
  7. Dans tous les cas, ne laissez rien dans votre boite de réception. Supprimez ou classez ou passez à l’action. Continuez ce travail jusqu’à ce que votre boite de réception soit complètement vide.
  8. Répétez ce processus. Gardez vos boites de réception vides. Si vous avez bien réduit le nombre de vos boites de réception, cela ne devrait pas être trop dur. Célébrez lorsque vos boites sont vides. C’est un sentiment merveilleux. Rappel : ne contrôlez pas vos boites tout au long de la journée. Réservez un moment pour cela. 
Dans le prochain article consacré à Zen To Done, l'habitude numéro 3: Planifier  
Avatar de Cyril Publié le vendredi 20 septembre 2013 à 09h59 par Cyril
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